งาน Event และ Event Management คืออะไร? มีหน้าที่บ้าง?

ทำความรู้จักกับงาน Event

Event มีความหมายในภาษาไทย คือ การจัดงาน งานกิจกรรมต่าง ๆ เรียกทับศัพท์ว่า "อีเวนต์" ซึ่งเป็นงานที่อยู่รายรอบในชีวิตเราทุกเวลาจนแทบจะนึกไม่ถึง เดินออกจากบ้าน มาทำงานมีประชุม มีอบรม ตามห้างร้านมีโปรโมชั่นเล็กใหญ่ ไปดูคอนเสิร์ต ไปงานแต่งงาน งานวันเกิด กิจกรรมการกุศล งานวัดงานบุญบ้าน งานเลี้ยงสังสรรค์ พลาดไม่ได้คืองานแสดงสินค้าที่เรียกว่า มหกรรมตามห้าง ตามศูนย์สินค้า เสมือนว่าชีวิตนี้ อีเวนท์เกือบกลายเป็นลมหายใจเข้าออกของคนยุคนี้ไปโดยไม่รู้ตัว สังเกตง่าย ๆ เมื่อเราเสิร์ชเข้าไปดูในคำว่าอีเวนต์อาทิตย์นี้มีอะไรที่ไหนบ้าง ก็ขึ้นรายการงานอีเวนต์เป็นร้อย ๆ จนไปไม่ทั่วถ้วน

งานอีเวนต์มีหลายขนาดด้วยกันเริ่มจากงานเล็ก ๆ ถึงงานระดับช้าง กระบวนการคิดและการลงมือทำแทบจะไม่ต่างกันมาก จะต่างก็คือ ขนาด องค์ประกอบในงาน และคนที่มาร่วมงาน สามหลักใหญ่ ๆ ตัวอย่างจากงานใกล้ตัว เช่น งานทำบุญบ้าน งานบวช งานวัด งานที่บริษัท จนไปถึงงานไกลตัวอย่างงานคอนเสริต์ตามห้าง งานเฟสติวัลระดับสากล นี่ยังไม่นับศูนย์การประชุมใหญ่ ๆ ที่ทุก ๆ วันมีแต่งานอีเวนต์ เสมือนเป็นเส้นเลือดหลักของสถานที่ คือไม่มีอีเวนต์ไม่มีเงินเดือนให้พนักงานเฉกเช่นนั้น

Event Management คืออะไร? ลักษณะงานเป็นแบบไหน?

การจัดงานอีเวนต์นั้นจำป็นต้องมีผู้ที่จัดการกิจกรรมทั้งหลายเหล่านี้ซึ่งต้องอาศัยทักษะการจัดการเฉพาะ หรือที่เรารู้จักกันว่า Event Management โดยจะมีหน้าที่รับผิดชอบคิดรูปแบบงานสไตล์ จัดการกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนไปจนถึงการใช้งานวันจริงและการประเมินผลหลังการเข้าร่วมกิจกรรม ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นทีม ทั้งนี้เน้นว่า ความคิดสร้างสรรค์ อดทน เปิดกว้าง จะทำให้งานทุกหน้าที่เดินได้ร่วมกัน

ลักษณะงาน Event Management จะแบ่งออกเป็นสายหน้าที่ต่าง ๆ กัน เช่น สาย AE (AE คือ Account Executive หมายถึง ผู้บริหารงานลูกค้า หน้าที่หลักของตำแหน่งนี้จะเป็นการหาลูกค้า และติดต่อประสานงานระหว่างลูกค้าและฝ่ายผลิต) ฝ่ายขายงานลูกค้าสายครีเอทีฟคิดงาน สายโปรดักชั่น ทำงานให้ออกมาเป็นของจริงจากที่คิดไว้ แต่วันนี้ จะขอยกตัวอย่างงานแบบวันแมนโชว์ก่อนนะคะ เพื่อให้เห็นภาพ คุณจะดูแลโครงการทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นการจัดการ ดำเนินการก่อนงาน จนในวันงานนั้น กระทั้งจบงานปิด รายงานผลให้ลูกค้า สิ่งที่คุณจะต้องทำและหน้าที่ประจำวันของคุณอาจรวมถึงสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้

1. อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เป็นขั้นตอนแรก ๆ เลย คือ การคุยกับลูกค้าสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เราพูดคุยเพื่อให้รู้ถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องการ จะได้นำมาใช้ในการสร้างสรรค์งานให้ตรงตามที่ลูกค้าต้องการเต็มร้อย หรือตรงมากที่สุด ตรงนี้หากเป็นบริษัทใหญ่ เขาจะมีคนทำหน้าที่ Account Executive หรือ ผู้บริหารงานลูกค้า เป็นคนกลางในการประสานงานระหว่างลูกค้า กับบริษัท หมายรวมถึงทีมงาน หาลูกค้าใหม่ การเปิดลูกค้าเข้าบริษัท อาจร่วมกับเซลล์ รับบรีฟงาน ดูแลเอกสาร ควบคุมงบประมาณ ประสานงาน พรีเซนต์งาน อัพเดทงาน การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การตอบคำถาม เป็นที่ปรึกษา เจรจาต่อรอง ตรวจงาน ควบคุมคุณภาพงาน ควบคุมตารางเวลา รวมรวมรีพอร์ท ตามเก็บเงิน และปิดงาน งานนี้ต้องดูแลผลประโยชน์ของทั้ง 2 ฝ่าย

2.รูปแบบการจัดงานที่ไม่ซ้ำใคร ตรงนี้คือการคิดออกแบบงาน ที่ต้องพยายามอย่างที่สุดเพื่อให้รูปแบบงานออกมาไม่เหมือนงานคนอื่นหรือคู่แข่ง ใหม่เก๋และก้าวหน้ากว่างานที่เคยเห็นมา จะใช้ไอที เทคโนโลยี ดารา หรืออะไรทั้งหลาย ก็จะคิดออกมา (ส่วนนี้ บริษัทใหญ่ ๆ จะมีทีมครีเอทีฟ อาร์ตไดเร็กเตอร์ กราฟิกดีไซน์เนอร์ หรือดีไซน์เนอร์สาขาต่าง ๆ ที่ทีมงานอยากเรียกใช้ ทุกคนมาทำงานร่วมกันเพื่อสร้างแผนงาน วาดรูปทำข้อมูลทุกอย่าง เสนองานกลับไปให้ขายงานลูกค้าดู ผ่านฝ่าย AE  และครีเอทีฟ)

3.งบประมาณและช่วงเวลางานกับลูกค้า ตรงนี้ถามว่าตอนเรียนเลขเรียนบัญชีมาเอามาใช้ได้เลย (ส่วนนี้ บริษัทใหญ่จะมีคนดูแล คือ โปรดิวเซอร์ และโค โปรดิวเซอร์ ร่วมงานกัน เอาไอเดียที่ทีมครีเอทีฟคิดมาสร้างเป็นงานจริง) ทั้งนี้ก็จะมีการแยกไปตามส่วนงานคือ การหาสถานที่ ติดต่อ และหาซัพพลายเออร์ ต่อมาก็ เจรจาราคากับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมา ได้สถานที่ก็จอง หาอุปกรณ์และวัสดุแม้แต่อุปกรณ์ สิ้นเปลืองเล็กน้อยที่ใช้หน้างาน ก็ต้องคิดสะระตะรวมให้หมด ให้พลาดน้อยที่สุด

4.ดูแลงานปลีกย่อย บางส่วนเราจ้างและ ต้องดูแลผู้รับเหมางานย่อยเช่น ฝ่ายอาหาร ฝ่ายสถานที่จอดรถ กำจัดขยะรักษาความสะอาด และฝ่ายรักษาความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นข้อปลีกย่อยที่เราต้องดูแลหมดทุกองค์ประกอบที่จะเป็นตัวงานวันนั้น

5.โปรโมตงาน ส่วนการโฆษณาเผยแพร่กิจกรรม หากเป็นบริษัทใหญ่จะมีคนดูแล แต่ถ้าทำเองคนเดียวเรา ก็ต้องหาสื่อ ติดต่อสื่อ เขียนบทความ Press Release หรือแม้แต่การทำใบปลิว การทำ content สื่อออนไลน์

6.เมื่อแผนที่วางไว้รัดกุม เมื่อถึงเวลางาน “making sure that everything runs smoothly on the day” เป็นเสี้ยวเวลานาทีที่ สำคัญมาก ทำอย่างไรให้ทุกอย่าง ทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น การมีทักษะในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างไม่ตื่นตระหนก มีประโยชน์เป็นอย่างมากในตอนนี้ ขอเสริมว่า ปัจจุบันการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านสุขภาพความปลอดภัยและการประกันภัย นั้นเป็นมาตรฐานที่เป็นสากลข้อหนึ่งในยุคปัจจุบัน เป็นความรู้เรื่อง Risk Management เป็นวิชาใหม่ถูกบรรจุเข้ามาเป็นศาสตร์ในทุกวิชาสอนในหลายสาขาอาชีพ

7.ที่สำคัญที่สุดคือ การจัดการทีม ตั้งแต่ต้นจนจบ ทำอย่างไรให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างประสานสอดคล้อง ตามแผน และตามเป้า ตามกำหนดเวลา และตามทรัพยากรที่มี ให้ลูกค้าได้รับความพอใจที่สุด แม้ว่างานจะสั้นยาวแค่ชั่วโมง หรือเป็นอาทิตย์ มาตรฐานต้องเหมือนกันแป๊ะ

เอาล่ะค่ะ พอรู้คร่าว ๆ กันมาแล้วลักษณะของงาน Event Management ซึ่งต่อไป Swiss Education ขอเชิญชวนทุกท่านที่สนใจ ติดตามอ่านเรื่องราวบทสนทนาที่น่าสนใจ จากชีวิตจริงการทำงาน โดยศิษย์เก่าจาก Swiss Hotel Management School (SHMS) สำเร็จการศึกษาในหลักสูตร Postgraduate Diploma in Events Management และตอนนี้กำลังทำงานสาย Events Management ขอบคุณศิษย์เก่าที่ให้เกียรติมาคุยแชร์ประสบการณ์ ข้อคิด ข้อแนะนำ ในการทำงานด้านนี้แก่เราชาว Swiss Education เชิญติดตามอ่านตามลิงก์ด้านล่างได้เลยค่ะ