บทบาทและหน้าที่ Event Manager มีอะไรบ้าง ?

เบื้องหลังความสำเร็จของทุกงานอิเวนต์ คือผู้จัดการอิเวนต์ หรือ Event Manager ที่คอยดูแลให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น การจัดการงานอิเวนต์เป็นบทบาทที่ต้องอาศัยความรอบคอบในการวางแผน ความละเอียดแม่นยำในการประสานงาน และความเชี่ยวชาญในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นงานประชุมขนาดใหญ่ หรืองานสังสรรค์แบบส่วนตัว หน้าที่ Event Manager คือการเนรมิตไอเดียที่วางไว้ให้เป็นจริง โดยต้องบริหารจัดการทั้งโลจิสติกส์ งบประมาณ การติดต่อประสานงานกับเวนเดอร์ (Vendor) ตลอดจนควบคุมงานในวันจริง เพื่อให้ทุกองค์ประกอบทำงานร่วมกันอย่างลงตัวและมอบประสบการณ์ที่น่าประทับใจแก่ผู้ร่วมงาน

Event Manager คือใคร ?

Event Manager คือ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการงานอิเวนต์ที่มีหน้าที่ดูแลทุกขั้นตอนตั้งแต่การเสนอไอเดีย ไปจนถึงการจัดงานในวันจริง Event Manager รับผิดชอบการวางแผนและควบคุมการดำเนินงานของอิเวนต์หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นงานประชุม งานแสดงสินค้า งานแต่งงาน เทศกาลดนตรี งานระดมทุนเพื่อการกุศล หรือกิจกรรมสาธารณะ โดยต้องทำงานใกล้ชิดกับลูกค้าเพื่อออกแบบอิเวนต์ที่ไม่เพียงตอบสนองตามความต้องการเท่านั้น แต่ยังยกระดับประสบการณ์ของผู้ร่วมงานให้น่าประทับใจเหนือความคาดหมาย เสน่ห์ของงานอิเวนต์คือทุกงานมีรายละเอียดเฉพาะตัว ดังนั้น Event Manager จึงจำเป็นต้องมีไหวพริบ ปรับตัวเก่ง และสามารถแก้ปัญหาได้อย่างมืออาชีพ เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและน่าจดจำ

บทบาทและหน้าที่ Event Manager

บทบาทและหน้าที่ Event Manager นั้นค่อนข้างหลากหลาย อีกทั้งยังต้องพบเจอกับการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา Event Manager จึงต้องรับผิดชอบงานหลายด้านซึ่งล้วนสำคัญต่อการจัดงานให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จ

• การวางแผนและจัดการงานอิเวนต์ 
• การบริหารงบประมาณและการเงิน
• การประสานงานกับเวนเดอร์และซัพพลายเออร์
• การบริหารเวลาให้เป็นไปตามแผน
• การบริหารจัดการงานอิเวนต์ในสถานที่จริง 
• การประเมินผลและจัดทำรายงานหลังจบงานอิเวนต์

การวางแผนและจัดการงานอิเวนต์

การจัดงานอิเวนต์ที่ประสบความสำเร็จต้องเริ่มจากการกำหนดเป้าหมายของงานอย่างชัดเจน เมื่อมีเป้าหมายแล้ว Event Manager ก็จะมีหน้าที่ดูแลรายละเอียดด้านโลจิสติกส์ต่อไป ซึ่งรวมถึง :

• การเลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะสม
• การกำหนดวันและเวลาให้ลงตัว
• การวางกำหนดการและรูปแบบของงาน
• การดำเนินการขอใบอนุญาตและการอนุมัติในส่วนที่จำเป็น 

นอกจากนี้ หน้าที่ Event Manager ยังรวมถึงการบริหารความเสี่ยง โดยเตรียมแผนสำรองเพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น สภาพอากาศแปรปรวนในวันที่จัดงานกลางแจ้ง ปัญหาทางเทคนิค หรือการยกเลิกงานในนาทีสุดท้าย 

การบริหารงบประมาณและการจัดการด้านการเงิน

การจัดงานอิเวนต์ไม่ได้มีแค่เรื่องของความสนุกและความประทับใจเท่านั้น แต่เบื้องหลังความสำเร็จยังต้องอาศัยการควบคุมงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพด้วย หน้าที่ Event Manager ที่สำคัญอย่างหนึ่งคือการบริหารค่าใช้จ่ายในด้านต่าง ๆ เช่น ค่าเช่าสถานที่ อาหารและเครื่องดื่ม การตกแต่ง ความบันเทิง และการตลาด ให้คุ้มค่าที่สุดโดยไม่ลดทอนคุณภาพของงาน

การประสานงานกับเวนเดอร์และซัพพลายเออร์

หน้าที่ Event Manager รวมถึงการประสานงานกับผู้ให้บริการหลายฝ่าย เช่น บริษัทจัดเลี้ยง นักจัดดอกไม้ ซาวด์เอ็นจิเนียร์ และทีมรักษาความปลอดภัย เมื่อทำสัญญาจ้างแล้ว Event Manager ต้องประสานงานเรื่องกำหนดการจัดส่ง ดูแลการติดตั้งและรื้อถอนอุปกรณ์ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามข้อตกลง การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำหน้าที่ Event Manager เพราะหากเวนเดอร์แต่ละฝ่ายทำงานไม่สอดคล้องกัน อาจทำให้เกิดความล่าช้าหรือมีปัญหาที่ส่งผลกระทบต่องานได้

การบริหารเวลาให้เป็นไปตามแผน

ความตรงต่อเวลาเป็นกุญแจสำคัญของความสำเร็จในทุกงานอิเวนต์ หน้าที่ Event Manager จึงรวมถึงการกำหนดตารางเวลาที่ละเอียดและครอบคลุมทุกขั้นตอนต่อไปนี้ 

• การกำหนดเวลาที่เวนเดอร์ต้องมาถึง 
• การฝึกซ้อมก่อนจัดงาน
• การจัดลำดับที่นั่งของแขก
• การกำหนดช่วงเวลาเสิร์ฟอาหาร

ในวันงาน Event Manager จะต้องควบคุมเวลาอย่างเคร่งครัด และมีความพร้อมในการปรับแผนทันทีหากเกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด นอกจากนี้การมีตารางเวลาที่ชัดเจนยังช่วยลดความเครียดให้กับทีมงานและเวนเดอร์ ส่งผลให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น

การบริหารจัดการงานอิเวนต์ในสถานที่จริง

เมื่อถึงวันงาน Event Manager จะต้องเข้ามาบริหารจัดการทุกอย่าง โดยดูแลทุกขั้นตอนของการเตรียมงาน ตั้งแต่การตกแต่ง แสง สี เสียง การจัดที่นั่ง และอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้เป็นไปตามแผน ด้วยความรับผิดชอบที่ครอบคลุมทุกองค์ประกอบในการจัดงาน ทำให้ Event Manager มักเป็นคนแรกที่มาถึงและเป็นคนสุดท้ายที่กลับจากงาน นอกจากนี้การดูแลด้วยตัวเองที่หน้างานยังช่วยให้ Event Manager สามารถแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างทันท่วงที เหตุการณ์ไม่คาดฝันในงานอิเวนต์อาจเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องเสียงขัดข้องระหว่างการกล่าวสุนทรพจน์ หรือสภาพอากาศเปลี่ยนแปลงกะทันหันในงานกลางแจ้ง Event Manager จึงต้องมีไหวพริบและทักษะการแก้ปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ผู้ร่วมงานได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด

การประเมินผลและจัดทำรายงานหลังจบงานอิเวนต์

เแม้ว่างานจะเสร็จสิ้นแล้ว แต่หน้าที่ Event Manager ยังคงไม่จบเท่านี้ เพราะสิ่งที่ต้องทำในขั้นตอนต่อไปคือการประเมินผลหลังจบงาน เพื่อตรวจสอบว่าอะไรที่เป็นจุดแข็งและจุดที่ต้องปรับปรุงสำหรับงานครั้งต่อไป ซึ่งวิธีที่ใช้ประเมิน ได้แก่ 

• การเก็บฟีดแบ็กจากแขกผ่านแบบสอบถาม
• การประชุมสรุปผลกับทีมงานและเวนเดอร์
• การตรวจสอบงบประมาณและสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมด

อีกหนึ่งหน้าที่สำคัญคือการทำบัญชีกระทบยอด (Financial Reconciliation) เพื่อให้แน่ใจว่าได้ชำระเงินครบถ้วนทุกยอดค่าใช้จ่าย และวิเคราะห์ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) เพื่อประเมินความคุ้มค่าของงาน 

ทักษะที่สำคัญของ Event Manager

การประสบความสำเร็จในอาชีพ Event Manager ต้องอาศัยทักษะรอบด้านเพื่อจัดการทุกองค์ประกอบของงานให้ราบรื่น ตั้งแต่การวางแผน การทำงานเป็นทีม ไปจนถึงการรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด 

ตัวอย่างทักษะที่สำคัญของ Event Manager ได้แก่ 

• ทักษะการบริหารจัดการหลายงานพร้อมกัน และจัดตารางงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• ภาวะผู้นำสามารถควบคุมทีมงานและประสานงานกับเวนเดอร์ให้ทำงานสอดคล้องกัน
• ทักษะการสื่อสารถ่ายทอดข้อมูลให้ลูกค้า ทีมงาน และเวนเดอร์เข้าใจตรงกัน 
• ทักษะการบริหารเวลาจัดลำดับความสำคัญของงาน และทำงานให้เสร็จตามกำหนด
• ทักษะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า วิเคราะห์และจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการวางแผนและวันงาน
• ความเข้าใจและเอาใจใส่ รับรู้ความต้องการของลูกค้าและผู้เข้าร่วมงาน
• ความอดทนสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงฉับพลันและสถานการณ์ที่กดดันได้โดยไม่เสียสมาธิ 

เส้นทางสู่การเป็น Event Manager

การก้าวสู่ความสำเร็จในอาชีพ Event Manager ต้องอาศัยหลายปัจจัยสำคัญ ทั้งพื้นฐานการศึกษาที่เกี่ยวข้อง ประสบการณ์ ประกาศนียบัตรรับรองความเชี่ยวชาญ และคอนเนกชันที่แข็งแกร่งในแวดวงอาชีพ 

• การศึกษาต่อในสาขาที่เกี่ยวข้อง
• การเก็บเกี่ยวประสบการณ์จากการปฏิบัติจริง
• การรับประกาศนียบัตรรับรองความเชี่ยวชาญ
• การสร้างคอนเนกชันที่แข็งแกร่งในแวดวงวิชาชีพ

การศึกษาต่อในสาขาที่เกี่ยวข้อง

การเริ่มต้นด้วยการศึกษาที่ดีจะทำให้คุณมีพื้นฐานที่แข็งแกร่งสำหรับการเติบโตและประสบความสำเร็จในสายงานบริการ หากคุณมีความสนใจด้านการจัดการอิเวนต์ หลักสูตรการโรงแรมและการบริหารธุรกิจคือก้าวแรกในการเรียนรู้และฝึกฝนทักษะที่จำเป็นสำหรับบทบาท Event Manager มืออาชีพ

สถาบัน Swiss Hotel Management School (SHMS) เปิดการเรียนการสอนในหลักสูตรปริญญาตรีศิลปศาสตรบัณฑิต สาขาการจัดการธุรกิจบริการระหว่างประเทศ หรือ Bachelor of Arts in International Hospitality Management ที่ผสมผสานความรู้ด้านการบริการ พื้นฐานการบริหารธุรกิจ และการฝึกปฏิบัติเพื่อมอบประสบการณ์จริงในอุตสาหกรรมการบริการ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการเริ่มต้นอาชีพในสายงานบริการ และเติบโตในสายอาชีพการจัดการอิเวนต์ 

หากคุณต้องการศึกษาต่อในสาขาเฉพาะทางเพื่อความเชี่ยวชาญอย่างลึกซึ้ง สถาบัน SHMS ยังมีหลักสูตร MSc in International Hospitality Management ที่มอบทักษะและความรู้ที่จำเป็นในสาขาที่คุณสนใจ ช่วยเตรียมความพร้อมให้คุณก้าวสู่บทบาทผู้นำด้านการจัดการในหลากหลายอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็นการจัดการอิเวนต์ รีสอร์ตและโรงแรมหรู รวมไปถึงการท่องเที่ยว 

การเก็บเกี่ยวประสบการณ์จากการปฏิบัติจริง

แม้การศึกษาทฤษฎีในห้องเรียนจะมอบพื้นฐานความรู้ที่สำคัญ แต่ประสบการณ์จริงก็มีบทบาทที่สำคัญไม่แพ้กันสำหรับการพัฒนาทักษะด้านการจัดการอิเวนต์ เพราะนักศึกษาจะได้ฝึกแก้ปัญหา เรียนรู้วิธีการปรับตัว และเพิ่มความมั่นใจในการทำงานผ่านการรับมือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง สถาบัน SHMS เปิดโอกาสให้นักศึกษาได้ฝึกงานกับผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม โดยสามารถเลือกเป็นอาสาสมัครหรือฝึกงานกับทีมจัดอิเวนต์ในองค์กรเอกชน องค์กรไม่แสวงหากำไร รวมไปถึงบริษัทรับจัดอิเวนต์ต่าง ๆ ได้ตามความสนใจ ประสบการณ์เหล่านี้ช่วยให้นักศึกษาได้สัมผัสการทำงานในสภาพแวดล้อมที่หลากหลาย ทำให้สามารถเข้าใจความต้องการของลูกค้าในธุรกิจอย่างลึกซึ้งมากขึ้น 

การรับประกาศนียบัตรรับรองความเชี่ยวชาญ

การได้รับประกาศนียบัตรเป็นหนึ่งในวิธีการยกระดับความน่าเชื่อถือและแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในสายงานด้านการจัดการอิเวนต์ โดยประกาศนียบัตรที่ได้รับการยอมรับในระดับสากลได้แก่ :

• Certified Meeting Professional (CMP) : ประกาศนียบัตรมาตรฐานระดับโลกสำหรับผู้จัดงานประชุมและอิเวนต์
• Certified Special Events Professional (CSEP) : ประกาศนียบัตรสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดอิเวนต์พิเศษ
• Event Planning Specialist Certification (CEPS) : ประกาศนียบัตรสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการวางแผนอิเวนต์

ในอุตสาหกรรมอิเวนต์ที่มีการแข่งขันสูงอย่างในปัจจุบัน ประกาศนียบัตรเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีความโดดเด่น อีกทั้งยังเป็นใบเบิกทางที่ช่วยให้คุณมีโอกาสก้าวหน้าในสายงานมากขึ้นอีกด้วย

 การสร้างคอนเนกชันที่แข็งแกร่งในแวดวงอาชีพ

สถาบัน SHMS ให้ความสำคัญกับคอนเนกชันในแวดวงอาชีพ นักศึกษาของ SHMS จึงได้รับโอกาสในการสร้างคอนเนกชันกับผู้นำในอุตสาหกรรมตั้งแต่เริ่มเรียนในหลักสูตร สำหรับสายงานการจัดการอิเวนต์ การสร้างคอนเนกชันเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในระยะยาว การพบปะผู้คนจากหลากหลายองค์กร ไม่ว่าจะในงานประชุม สัมมนา เวิร์กช็อป หรือแม้แต่การสร้างโปรไฟล์บนแพลตฟอร์มเช่น LinkedIn ล้วนเป็นการเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ และยังช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับนายจ้าง ผู้ให้บริการ ลูกค้า และผู้เชี่ยวชาญในสายงานเดียวกัน

ความท้าทายในหน้าที่ Event Manager

แม้จะเป็นอาชีพที่น่าภาคภูมิใจและประสบความสำเร็จสูง แต่หน้าที่ Event Manager ก็มาพร้อมกับความท้าทายมากมายเช่นกัน ยกตัวอย่าง

• สถานการณ์ที่คาดไม่ถึง 

แม้ว่างานจะผ่านการวางแผนมาดีแค่ไหน สิ่งที่ไม่คาดฝันก็สามารถเกิดขึ้นได้เสมอ เช่น การยกเลิกงานกะทันหัน สภาพอากาศที่แปรปรวน หรือปัญหาทางเทคนิค ดังนั้น Event Manager ต้องเตรียมแผนสำรองสำหรับทุกงานเพื่อลดผลกระทบจากเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น

• ข้อจำกัดด้านงบประมาณ 

การจัดอิเวนต์ให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่สุดภายใต้งบประมาณที่จำกัดเป็นงานที่มีความท้าทายสูง Event Manager ต้องบริหารทรัพยากรอย่างรอบคอบ ต่อรองค่าใช้จ่าย และหาวิธีที่สร้างสรรค์ในการเพิ่มมูลค่าของงานโดยไม่ให้เกินงบ

• เดดไลน์ที่กระชั้นชิด

ในสายงานนี้ เดดไลน์มักจะกระชั้นชิด ทำให้ต้องบริหารเวลาและจัดลำดับความสำคัญอย่างให้เหมาะสม Event Manager ต้องวางแผนงานอย่างเป็นระบบเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปตามเวลาที่กำหนดโดยไม่มีข้อผิดพลาด

• การประสานงานกับเวนเดอร์และซัพพลายเออร์ 

ความน่าเชื่อถือของเวนเดอร์และซัพพลายเออร์มีความสำคัญต่อความสำเร็จของอิเวนต์มาก หากเกิดความเข้าใจผิด การส่งของล่าช้า หรือการยกเลิกแบบไม่คาดคิด ก็อาจส่งผลกระทบต่องานทั้งหมดได้ ดังนั้น การสื่อสารที่ชัดเจนและการมีแผนสำรองจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงเหล่านี้ 

ก้าวสู่เส้นทางอาชีพการจัดการอิเวนต์ 

การจัดการงานอิเวนต์เป็นสายงานที่เต็มไปด้วยความตื่นเต้นและท้าทาย หน้าที่ Event Manager มาพร้อมกับสถานการณ์ที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละวัน ทำให้ทุกวันคือโอกาสในการเรียนรู้และเติบโต อย่างไรก็ตามรากฐานของความสำเร็จนั้นต้องเริ่มจากการศึกษาที่ดี ซึ่งการศึกษาต่อในหลักสูตรที่มีคุณภาพและเน้นการปฏิบัติจริงของสถาบันระดับโลกอย่าง SHMS จะช่วยให้คุณมีความรู้และทักษะที่จำเป็นในการจัดการอิเวนต์ทุกรูปแบบ พร้อมเติบโตสู่การเป็นผู้นำในแวดวงอาชีพอย่างมั่นใจ

หากคุณสนใจสายงานด้านการจัดการอิเวนต์ และต้องการศึกษาต่อในสถาบันชั้นนำอย่าง Swiss Hotel Management School เพื่อเริ่มต้นเส้นทางอาชีพในฝัน ทีมงาน Swiss Education Group ยินดีให้คำปรึกษาและช่วยวางแผนเพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างเหมาะสมกับทุกเป้าหมายในอนาคต ติดต่อเราได้ที่เบอร์โทรศัพท์ 02-652-1481 หรือ LINE @studyinswitzerland เพื่อพูดคุยกับเราโดยตรง

คำถามที่พบบ่อย

Q : ต้องใช้เวลากี่ปีถึงจะสามารถก้าวสู่ตำแหน่ง Event Manager ?

A : ระยะเวลาในการเติบโตนั้นขึ้นอยู่กับเส้นทางของแต่ละคน โดยทั่วไปแล้วจะใช้เวลาประมาณ 3-4 ปี ในการก้าวสู่ตำแหน่ง Event Manager หากจบการศึกษาระดับปริญญาในสาขาที่เกี่ยวข้อง แต่หากไม่ได้จบสาขาการจัดการอิเวนต์โดยตรง คุณอาจต้องใช้เวลานานขึ้นในการฝึกงานและสั่งสมประสบการณ์

Q : อุตสาหกรรมใดที่มีความต้องการ Event Manager มากที่สุด ?

A : Event Manager เป็นที่ต้องการสูงในหลายอุตสาหกรรม เช่น องค์กรธุรกิจ การโรงแรม ความบันเทิง องค์กรไม่แสวงหากำไร วงการกีฬา แบรนด์หรู หน่วยงานรัฐบาล รวมไปถึงหน่วยงานด้านการประชาสัมพันธ์ 

Q : Event Manager สามารถทำงานทางไกลได้หรือไม่ ?

A : แม้การประสานงานและการวางแผนส่วนใหญ่จะสามารถทำจากระยะไกลได้ แต่การดูแลสถานที่จัดงาน การประชุมกับลูกค้า และการควบคุมหน้างานเป็นสิ่งที่ Event Manager จำเป็นต้องเข้ามาดูแลด้วยตนเองเพื่อให้การทำงานของทุกฝ่ายเป็นไปอย่างราบรื่นจนจบงาน